مدیریت ریسک
Risk Management
تعریف ریسک:
“عدم اطمینان و آگاهی در مورد نتیجه یک عمل است”
مدیریت ریسک در پروژه ها چیست؟
مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی ، تجزیه و تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسک است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد می شود. مدیریت ریسک صرفا یک حرکت و تصمیم آنی برخاسته از شرایط اضطراری نیست، مدیریت حاکم بر پروژه باید از قبل برنامه ریزی های لازم را برای مدیریت هرنوع ریسکی را انجام دهد تا در صورت وقوع از تصمیم آنی و تاپخته جلوگیری شود.
ریسک ها به طور بالقوه می تواند بر برنامه زمانبندی ، بودجه و کیفیت پروژه ما اثر بگذارد. اگر یک ریسک احتمالی به واقعیت تبدیل شود ، باید به عنوان یک مسئله به آن پرداخته شود. بنابراین ، مدیریت ریسک فرآیند شناسایی ، طبقه بندی ، اولویت بندی و برنامه ریزی برای ریسک ها قبل از اینکه آنها مطرح شوند است.
مدیریت ریسک می تواند در انواع مختلف پروژه ها معانی مختلفی داشته باشد. در پروژه های کلان ، استراتژی های مدیریت ریسک ممکن است شامل برنامه ریزی دقیق مفصلی برای هر ریسک باشد تا در صورت بروز مشکلات ، از استراتژی های کاهش اثرات استفاده شود. برای پروژه های کوچکتر ، مدیریت ریسک ممکن است به معنی لیستی ساده و اولویت دار از ریسک های با اولویت بالا ، متوسط و کم باشد.
ریسک ها جنبه مثبت و منفی دارند:
همه ریسک های شناسایی شده حتما به وقوع نمی پیوندند و اینکه کدام یک و با چه اثری بر پروژه ایجاد شود را زمان مشخص می کند. ریسک ها می تواند مثبت یا منفی باشد ، اگرچه در ذهن بعضی افراد ریسک کلمه ای با بار منفی است اما صرفا همه ریسک ها منفی و زیان ده نیستند، ریسک های مثبت فرصت هایی هستند که می توانند از طریق روش هایی مفید بر پروژه تأثیر بگذارند و ریسک های منفی ممکن است اثرات منفی روی جوانب پروژه داشته باشند ما برای اینگونه ریسک ها باید مدیریت حساب شده ای به کار ببریم تا اثرات آن را خنثی یا کم کنیم.
چگونه به ریسک مثبت پاسخ دهیم؟
مانند همه موارد دیگر در یک پروژه ، ما می خواهیم اثرات مثبت یک رویداد را بر پروژه خود اعمال کنیم . در اینجا باید به نکات زیر توجه بیشتری نماییم:
- نکته اول این است : آیا این رویداد با جنبه مثبت در صورت مدیریت چه عوایدی برای پروژه دارد؟ آیا اگر به صورت صحیح مدیریت نشود می تواند برای پروژه تبدیل به یک تهدید شود؟
- نکته دوم این است : آیا ما امکانات ،تجهیزات و تجربیات کافی را برای مدیریت این رویداد در اختیار داریم؟
- نکته سوم این است : در بعضی از اوقات در مواجه با ریسک های منفی و مثبت اصولا هیچ کاری انجام ندادن مصداق بارز مدیریت صحیح ریسک است ! این گزینه بستگی به شرایط پروژه ما دارد.
مدیریت ریسک در سازمان
آیا سازمان ما میتواند با مدیریت ریسک پیشرفت کند؟ به عنوان مدیر پروژه باید از طریق آموخته های سازمانی از پروژه های قبلی خود ، به حرکت سازمان به سمت فرهنگ مدیریت ریسک حرکت کنیم . ایجاد یک پروسه مدیریت ریسک در سازمان خود با ایجاد مجموعه ای سازگار از ابزارها و الگوهای استاندارد ها به همراه آموزش ، می تواند منجر به یک مجموعه مدیریتی موفق تبدیل شود. مواردی مانند تجربه ما بایگانی دانش است که می تواند به ما کمک کند هنگام تجربه نزدیک شدن به ریسک در یک پروژه جدید ، از آن تجربه یاد بگیریم.
6 مرحله در روند مدیریت ریسک
- ریسک را شناسایی کنید
- ریسک راآنالیز کنید
- اولویت بندی کنید
- یک نقش برای ریسک اختصاص دهید
- به ریسک پاسخ دهید
- کنترل کنید
- ریسک را شناسایی کنید
روش های زیادی برای شناسایی ریسک ها وجود دارد. یکی از راه ها ایده پردازی یا حتی طوفان فکری است ، یا می توانیم از همکاران یا سهامداران یا ذی نفعان پروژه سوال بپرسیم . با این کار به لیست بلند از ریسک های پروژه دسترسی پیدا می کنیم یا اینکه به شروع و پایان پروژه فکر کنیم یعنی پروژه در حال انجام را تصور کنیم.
- ریسک راآنالیز کنید
بعد از تهیه فهرست ریسک ها حالا باید به دنبال تجزیه و تحلیل آنها باشیم کلید موفقیت در مدیریت ریسک اینجاست.
هنگامی که ریسک های پروژه را ارزیابی می کنیم ، میتوانیم منشآ بسیاری از ریسک ها پیدا کنیم و در همان ابتدای کار از وقوع چنین ریسکی جلوگیری نماییم.
ریسک ها یا هم متفاوت هستند ، بعضی از ریسک ها نیاز به تحلیل کیفی دارند و بعضی کمی و بعضی هم نیاز به تجزیه و تحلیل کمی وکیفی نیاز دارند ما باید این کار را انجام دهیم تا میزان اثر ریسک در حوزه های برنامه ریزی ، زمان ، هزینه و کیفیت را مشخص نماییم . با یک آنالیز صحیح می توانیم به بهترین نحوه مدیریت ریسک را انجام دهیم.
- اولویت بندی کنید
همه خطرات به یک اندازه ایجاد نمی شوند. ما باید ریسک را ارزیابی کنیم تا بدانیم چه زمانی با آن مواجه می شویم و چه منابعی برای مدیریت آن نیاز داریم.
داشتن یک لیست بزرگ از ریسک ها می تواند دلهره آور باشد. اما می توانیم این کار را با دسته بندی ساده ریسک ها به سه دسته : شدید ، متوسط و ضعیف تقسیم بندی و مدیریت کنیم.
اینگونه متوجه می شویم که برخی از ریسک ها بسیار خطرناک هستند ، حتی می توانند منجر به شکست پروژه شوند . باید برای این ریسک ها وقت بیشتری بگذاریم . در انتهای لیست خود نیز به ریسک هایی می رسیم که گاهی بهترین راه برای مقابله با آنها “هیچ کاری نکردن” است.
- یک نقش برای ریسک اختصاص دهید
باید برای ریسک ها ماتریس مسئولیت ترسیم کنیم در غیر اینصورت گویی تا این مرحله هیچ کاری انجام نداده ایم . این ماتریس حوزه مدیریت ریسک را بر اساس نقش ها مشخص می کند اینگونه می توانیم به بهترین نحو با ریسک ها مواجه شویم.
- به ریسک پاسخ دهید
حال تمام جوانب را در نظر گرفته ایم ، برنامه ریزی کرده ایم و آمادگی لازم برای مواجهه با ریسک را داریم . ما باید برای هر ریسک عمده شناسایی شده ، برنامه ای برای کاهش اثرات آن داشته باشیم ، دائما با مسئول ریسک در ارتباط باشیم تا از حصول نتیجه اطمینان حاصل نماییم.
- ریسک را کنترل کنید
تمام مراحل مدیریت ریسک بدون پیگیری و کنترل منجر به ریسکی بزرگتر می شود. این جایی است که نظارت وارد می شود.
به یاد داشته باشید: همیشه شفاف باشید. بهتر است همه افراد در این پروژه بدانند که چه اتفاقی در حال انجام است ، بنابراین می دانند که چه افرادی را جستجو کنند و با چه کسی هماهنگ شوند.
