کنترل هزینه پروژه

Cost Control

پروژه ها باید با بودجه مشخص شده به پایان برسند این مهمترین آرمان یک تیم کنترل در پروژه می باشد و تکمیل پروژه با بودجه مشخص شده  یکی از مهمترین معیارهای موفقیت پروژه است. پول مهمترین منبع در پروژه است و مدیریت آن از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و اصولا همه پروژه ها برای منافع مالی اجرا می شوند لذا اینجاست که “کنترل هزینه” اهمیت پیدا می کند.

از مهمترین حوزه های مدیریت پروژه ” مدیریت هزینه ” می باشد . مدیریت هزینه پروژه متمرکز بر اطمینان از برآورد دقیق ترین هزینه های پروژه خواهد بود ، بودجه بندی پروژه حاصل برآورد دقیق هزینه فعالیت های پروژه است از این رو کنترل هزینه موثر پروژه ابتدا به برآورد دقیق و بودجه بندی نیاز دارد.

فرایند های کنترل هزینه :

• برنامه مدیریت هزینه : تهیه دستورالعمل های کلی برای مدیریت هزینه پروژه.
• برآورد هزینه ها : برآورد کل مبلغی که برای انجام موفقیت آمیز تمام کارهای پروژه مورد نیاز خواهد بود.
• تعیین بودجه : ایجاد یک پایه هزینه با جمع کردن هزینه های فعالیت هایی که باید دربرنامه زمانبندی انجام شوند.
• کنترل هزینه : نظارت منظم بر عملکرد هزینه ، اندازه گیری واریانس هزینه و تصمیم گیری در مورد اقدام اصلاحی مناسب و همچنین پیش بینی تخمین هزینه اصلاح شده.

نکات مهم در کنترل هزینه:

• برآورد دقیق هزینه ، ارائه یک برآورد دقیق هزینه بسیار مهم است. برآورد دقیق هزینه برای هر فعالیت در محدوده پروژه به برآورد دقیق منابع نیاز دارد. دانستن نوع منبع (نیروی انسانی ،ماشین آلات و…) و مرجع تامین آن در برآورد صحیح هزینه بسیار با اهمیت است.
• در برآورد بودجه پروژه و همچنین مدیریت و کنترل هزینه پروژه عناصری احتمالی وجود دارد که باید برای آنها ردیف هزینه ای در نظر بگیریم مانند مدیریت ریسک و هزینه پاسخ به ریسک. جدا از این ، فاکتورهای هزینه اضافی مانند تورم ، هزینه تأمین مالی ، سربار ، مدیریت کیفیت و هزینه های مربوط به انگیزه تیم نیز باید اضافه شود تا برآورد هزینه قوی و عملی شود ، و هیچ یک از جزئیات و جنبه های پروژه بدون حساب باقی نماند. باید در طول پروژه مدیریت تغییرات را نیز در بودجه بندی خود لحاظ کنیم هر نوع درخواست تغییر باید به روشی سیستماتیک و کنترل شده انجام شود. تأثیرات هزینه ای هر درخواست تغییر جدید نیز باید به خط مبانی هزینه اضافه شود.
• تاخیرات در اجرای فعالیت ها می تواند مستقیما بر بودجه بندی پروژه و هدر رفتن منابع موثر باشد اطمینان از عدم تأخیر در انجام کار پروژه مهم است . هرگونه تأخیر به طور بالقوه ممکن است هزینه پروژه را افزایش دهد.
• نظارت بر واریانس هزینه های واقعی پروژه با هزینه های برنامه ای مهمترین ابزار کنترلی است ما با این محاسبات می توانیم انحراف بودجه بندی را قبل از اینکه پروژه و ارکان اجرایی آن را وارد خسارت مالی کند شناسایی و کنترل نماییم. برای این کار باید از تکنیک “ارزش کسب شده” بهره ببریم . ” ارزش کسب شده ” یک تکنیک بسیار محبوب در محاسبات انحراف هزینه برای مدیران پروژه می باشد.
• به طور منظم ، تیم پروژه نه تنها نیاز به کنترل و شناسایی واریانس ها و اقدامات اصلاحی دارد ، بلکه مهم است که به تجزیه و تحلیل ادامه دهید تا وجود هر نوع روند در واریانس هزینه و دلایل آن را شناسایی کنید. این به تیم پروژه کمک می کند تا برای اصلاح و جلوگیری از هرگونه روند منفی به بهترین نحوه آماده باشد.

مدیریت و کنترل هزینه پروژه یکی از مهمترین کارکردهای مدیریت پروژه است. به ویژه پروژه های بزرگ و با ارزش بالا باید از مکانیسم ها و فرایندهای مدیریت هزینه و کنترل هزینه های جامع برای پروژه ها برخوردار باشند. مدیریت و کنترل هزینه ها مستلزم توجه دقیق به جزئیات و هوشیاری دقیق در هزینه های کار و کارهایی است که در حال انجام است. واریانس ها باید مرتباً شناسایی شوند و نه تنها باید اصلاح شوند ، بلکه تیم باید اطمینان حاصل کند که در آینده واریانس های غیرضروری رخ نخواهد داد.